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Noticias

La tecnología RFID en oficinas revoluciona la gestión documental

La revista gestión documental publicó un artículo sobre 102 Novadoc como especialistas en el desarrollo de la tecnología RFID. Esta tecnología utiliza la radiofrecuencia para identificar y rastrear información, leyendo y almacenando datos mediante etiquetas y lectores, sin necesidad de contacto directo entre el lector y el objeto (como en el caso, por ejemplo, de los códigos de barras). Su aplicación en oficinas revoluciona la efectividad y productividad de la gestión documental.

Ver entrevista en revista "Gestión Documental"

 La tecnología de identificación por radiofrecuencia aplicada a la gestión documental trata de integrar la documentación en papel u otros soportes físicos, dentro de la gestión y control de documentos implantada en cualquier organización. Así, se puede evolucionar hacia una ‘administración electrónica’ de manera segura y eficaz. Es lo que en 102 Novadoc llaman RFID documental. Este producto permite, entre otros servicios, realizar inventarios y controles del archivo de manera instantánea, gestionar el flujo de documentos en diferentes ubicaciones, evitar la pérdida de material etiquetado, medir los tiempos de gestión para cada uno de los expedientes, control de documentos en archivo y fuera de él, control de espacio, gestión de expurgos, búsqueda de documentos descolocados, etc.

Según Pedro Martínez Campos, gerente de 102 Novadoc, esta tecnología nos ofrece la posibilidad de “obtener el identificador único de un producto, documento o libro, mediante ondas de radio. Esto permite que mediante una antena lectora se pueda obtener este identificador, sin necesidad de mostrarlo a ningún sistema informático, como en el caso del lector de código de barras convencional”.

La diferencia fundamental entre ambas tecnologías es que para leer un código de barras e identificar los documentos, hay que pasar cada ítem por el dispositivo lector, y va leyendo uno a uno individualmente. Sin embargo, según comenta Martínez Campos, “el sistema RFID permite leer cientos de ítems por segundo con distancias desde los 10 cm hasta los 12 metros”.

En el ámbito de la gestión documental, esta tecnología tiene diferentes aplicaciones: permite el seguimiento del movimiento del documento por las mesas de tramitación y su tiempo de gestión, cuenta con un sistema de seguridad para que el documento no salga de una sala determinada o que sólo permita a determinados usuarios el acceso al mismo.

Esta tecnología, nos cuenta Martínez Campos, se ha utilizado con éxito, además, en otros sectores, como en logística y distribución, gestión de inventarios, en bibliotecas, controles de acceso, seguimiento de corredores en maratones, etc. “En un futuro próximo –nos adelanta el gerente de 102 Novadoc, vamos a trabajar en diferentes proyectos para identificación de personas en congresos y eventos similares”.

Consulta el especial ‘Líderes en la gestión documental digital’

Ver entrevista en revista "Gestión Documental"

102 NovaDoc nace en 2005, centrando su objeto social en la innovación de servicios informáticos y de gestión documental normalizada para archivos, bibliotecas y museos. Los socios integrantes llevan más de 18 años dentro del mundo de la gestión de bibliotecas y archivos. El desarrollo de productos innovadores para la gestión documental siempre se ha basado en los entornos Webs, y recientemente en las aplicaciones para dispositivos móviles.
Entrevista revista "Gestión Documental"
Su gerente, Pedro Martínez Campos, nos resalta las actividades y los proyectos futuros de la empresa.

¿Qué principales servicios y productos ofrecen a las empresas?

Ofrecemos servicios globales, como Suite 102 para gestión documental, Suite 102 para gestión de Bibliotecas, Suite 102 para Bibliotecas Digitales con OAI-PMH, Servidores y recolectores de OAI-PMH, conversión y creación de metadatos METS, MARC21, Dublin Core, etc.. también feneración de metadatos ALTO-OCR, OCR zonal para documentos, sistemas de Autopréstamo, sistemas de RFID para bibliotecas y archivos, re-etiquetado y retejuelado de libros mediante PDA, inventario con RFID y diseño y desarrollo WEB y móvil.

¿Qué herramientas aplican para desarrollar sus servicios de gestión documental?

Principalmente nuestros paquetes de software de gestión documental, todos ellos están construidos bajo los estándares de la normativa internacional para archivos, bibliotecas y gestión de documentos. Toda la construcción de herramientas utilizan los diferentes estándares de la gestión documental, MARC21, EAD, ISAARC(CPF), ISAD(G), ISBD, DC, METS, PREMIS, ISO2709, EAC, etc. Desarrollado sobre PHP, JAVA, AJAX,

¿Qué productos han desarrollado y cuáles son sus funciones?

Podemos destacar Suite 102, Especializada en el desarrollo de tecnologías documentales, 102 NovaDoc es artífice del conocido software de gestión documental integrada Suite 102 en sus diferentes versiones para archivo, biblioteca y centros de documentación. Con Suite 102 podrá gestionar todo tipo de documentos, respetando la normativa vigente y agilizando el proceso gracias a su sencilla estructura modular, su entorno web, su compatibilidad con cualquier sistema operativo, el número ilimitado de usuarios por licencia y sus múltiples funciones de catalogación, consulta, modificación de registros, migración de bases de datos…

OCR. 102 NovaDoc dispone de su propio software de reconocimiento óptico OCR, capaz de definir zonas dentro de cualquier documento físico para la posterior lectura y grabación de los datos extraídos en el sistema. OCR Zonal permite la lectura de todo tipo de caracteres, códigos de barras, sellos marcas postales…, almacenando la información en la intranet para su posterior búsqueda y recuperación de resultados, con la consiguiente disminución en el manipulado de documentos y eliminando posibles errores de clasificación. Si dispone de gran cantidad de documentos y notificaciones postales OCR Zonal es la herramienta que necesita.

RFID Biblioteca. La Identificación por Radio Frecuencia (RFID) es una tecnología emergente que permite el rastreo y almacenaje de información, sin necesidad de contacto directo entre el lector y el objeto. Desde hace más de siete años, 102 NovaDoc ha implantado con éxito este sistema en diversas bibliotecas españolas, con el consiguiente ahorro de tiempo y optimización de recursos.

Entre las múltiples posibilidades de RFID Biblioteca destacan: los préstamos múltiples, los inventarios instantáneos, la protección antihurto y seguimiento de accesos mediante pórticos, o el control geoespacial de ejemplares gracias a las estanterías inteligentes. RFID Biblioteca se convierte así en un completo, potente y eficaz sistema para la gestión de bibliotecas, ya que admite además la integración con el software Suite 102 Biblioteca y con las máquinas de autopréstamo.

Autopréstamo. El sistema de autopréstamo, tanto para bibliotecas con RFID como con electromagnetismo, permite a los usuarios obtener libros en préstamo sin necesidad de pasar por el mostrador de atención al público. Con este servicio se favorece la autonomía de usuario, se incrementa la circulación, mejorando la productividad y la calidad del servicio y se reduce la carga de trabajo del personal bibliotecario.

Biblioteca digital. Con el lanzamiento en 2011 de la plataforma cultural OAIstore, 102 NovaDoc se ha especializado en la creación de repositorios digitales normalizados con el protocolo de accesibilidad web OAI-PMH. Gracias a OAIstore cualquier entidad, institución o particular que posea archivos de valor histórico y cultural como piezas audiovisuales, documentos, fotografías, carteles o postales, podrán subirlos a la plataforma y disfrutar de las ventajas que le ofrece: creación de colecciones digitales, urls únicas y permanentes para cada uno de los documentos, normalización con OAI, integración con redes sociales… Todo ello hace posible la conservación definitiva de los archivos y su total difusión a través de recolectores nacionales e internacionales como Hispana y Europeana.

Diseño y desarrollo web. Para aquellas empresas, instituciones o particulares que desean crear su sitio web, 102 NovaDoc les ofrece todos los servicios necesarios para llevar a cabo el proceso completo: desde el registro del dominio, la disposición de servidores, el diseño y programación de la web y su posterior mantenimiento.

Con el auge de las tecnologías móviles, 102 NovaDoc como empresa conocedora de la importancia de estar en la Red, presta especial atención al desarrollo multiplataforma, adaptándose a cualquier soporte y navegador, creando además aplicaciones específicas para cada sector o cliente.

Soporte y asistencia técnica. Una de las ventajas competitivas de 102 NovaDoc es la calidad de su servicio técnico. Por ello, pone a la disposición de sus clientes un cualificado equipo de profesionales que se encargarán de solventar en el menor tiempo posible cualquier incidencia.

¿Qué tipo de empresas se benefician de sus múltiples servicios?

Administración pública, empresas privadas que necesitan automatizar su gestión documental de forma rápida y flexible. Bibliotecas, archivos, centros de documentación…

¿Por qué las compañías deben confiar en empresa global de gestión documental como 102NovaDoc?

Somos una empresa innovadora en la aplicación de nuevas tecnologías informáticas para la gestión documental, nuestra filosofía de empresa se basa en el compromiso con el cliente y en la creación de proyectos personalizados con los que satisfacer las necesidades específicas de cada uno de los particulares o empresas que nos confían sus ideales.

¿Qué cambios y novedades ha experimentado la empresa durante 2012?

Hemos dimensionado la empresa para dar cumplimiento a los compromisos adquiridos con el Ministerio de Cultura para la creación de OAIstore.es y con el Ministerio de Industria para la creación de I+D+I en el mundo de RFID, dentro de los contenedores culturales y liberación de nuestros aplicativos a software libre.

¿Qué propuestas y proyectos van a lanzar durante este año 2013?

Completar los proyectos de RFID y publicación en las forjas de código libre de nuestro software documental, creación de aplicaciones para móviles en el campo de las bibliotecas y archivos, centros de documentación y museos. Normalizar todos los contenidos publicados en nuestras aplicaciones para que puedan ser correctamente contextualizados por los robots y buscadores comerciales y culturales. Nuevos servicios para identificación con RFID sobre materiales especiales.

¿Qué ventajas aporta la gestión documental y por qué se hace cada vez más imprescindible?

La gestión documental aporta conocimiento generado en las entidades, que si no se tiene fácil acceso a él, se vuelve a construir con la consiguiente pérdida de tiempo y dinero. Por lo tanto, en la época que hemos entrado debemos optimizar al máximo la creación de contenidos nuestros y ajenos para su reutilización.

¿Cómo ve el sector durante este 2013 y los años posteriores?

Los cantidad de datos que se están acumulando en la red necesita de organización y normalización. Además, los contenidos culturales necesitan de su reutilización por los ciudadanos, auténticos consumidores de esta información, por lo tanto hay que articular y crear las herramientas necesarias (software, normalización, derechos de acceso) para que afloren todos estos contenidos.

Un ejemplo de empresa emprendedora en innovación

La dirección del CEEIC ha elegido a 102 Novadoc por ser una empresa innovadora en tecnología para representarles ante la alcaldesa de Cartagena y el consejero de Universidades, Empresa e Investigación. El núcleo de la presentación se centró en nuestros proyectos con tecnología RFID, de identificación por radiofrecuencia, que se aplica con éxito en multitud de sectores.

La alcaldesa y el consejero de Universidades acaban de firmar un convenio de colaboración para que los jóvenes trabajen por cuenta propia. Cartagena se convierte así en municipio emprendedor, impulsando la creación de nuevas empresas. Más información, en la noticia del ayuntamiento.

En la imagen, Pedro Martínez, Director de Proyectos de 102 Novadoc, conversa con la alcaldesa de Cartagena y el consejero de Universidades.

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Viajamos a Chile en busca de oportunidades comerciales

Invitados por el Instituto de Fomento de la Región de Murcia, asistimos a unas jornadas informativas sobre la situación económica y las oportunidades de negocio en Latinoamérica. 102 Novadoc ha participado en la ronda de negocios del 24 de enero en Santiago de Chile, junto a otras cinco empresas murcianas, interesadas en contactar con posibles proveedores y clientes en Chile y Perú principalmente.

Para más información, pueden leer la noticia en el portal del INFO.

En la imagen inferior, de izquierda a derecha, Jose J. Cegarra (102 Novadoc); Francisco Amante (Anvimur Telecomunicaciones); Jesús Juárez (Symborg); Carolina Pérez (Euro Chile); Antonio Alderete (INFO); Pablo Centero (Symborg). Santiago de Chile, 24 enero 2013.

 Delegación murciana en Chile.

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