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¿Cómo puede un sistema integrado de gestión bibliotecaria facilitar los procesos?
Los sistemas integrados de gestión bibliotecaria, o SIGB, son software creados para gestionar y automatizar las diferentes tareas que se realizan para garantizar el correcto funcionamiento de una biblioteca. Estos sistemas están compuestos por una base de datos, dónde se almacenaría toda la información de los libros de la biblioteca, de un software conectado a la base de datos, y de dos interfaces: una para el personal de la biblioteca y otro para los usuarios de la misma.
Los sistemas integrados de gestión bibliotecaria aparecieron por primera vez hace ya algunas décadas y desde entonces han facilitado el día a día de las bibliotecas. Debido a la creciente aparición de publicaciones electrónicas estos sistemas de gestión de bibliotecas han tenido que evolucionar para hacer frente a las nuevas necesidades del sector.
Ventajas de usar un sistema integrado de gestión bibliotecaria
La instalación de este tipo de sistemas ha supuesto un gran avance para la gestión de las bibliotecas. La automatización de estos centros ha prevenido el caos que podría derivarse de la gestión manual de las mismas, ya que el número de usuarios de bibliotecas crece gradualmente conforme aumenta la población. Además, estamos en la llamada era de la información, y la cantidad de la misma que se genera cada día no deja de aumentar.
La automatización de las bibliotecas no solo agiliza los procesos y optimiza los recursos empleados, sino que también permite detectar fallos y obtener estadísticas sobre el funcionamiento de la biblioteca.
Funciones del sistema
Estos sistemas están concebidos como una solución completa para la gestión de bibliotecas y compuestos por una serie de módulos destinados a la realización de las tareas y que están integrados entre sí, cuyo fin es agilizar y facilitar las labores que se llevan a cabo en la biblioteca. A continuación, nos gustaría explicarte cómo podría facilitar los procesos cada uno de los módulos, que corresponde a cada una de las tareas, del sistema integrado de gestión de bibliotecas:
1. Administración del sistema
En este módulo se controlan las configuraciones del sistema. En él podemos registrar una biblioteca o una red de bibliotecas, dar de alta usuarios y gestionar sus accesos, y establecer una política de circulación de los libros, entre otras.
2. Proveedores
Con este módulo se puede gestionar la elección y el ingreso de nuevos materiales procedentes de compras, canjes o donaciones, además de información de pagos, facturas, solicitudes de adquisición, etc. Desde este módulo se pueden tramitar las desideratas, la precatalogación, el control de los presupuestos y el seguimiento del material recibido.
3. Catalogación
Destinado a la catalogación de los fondos de la biblioteca y es el que más complejidad presenta, ya que de él depende el catálogo. En este módulo se introducen datos de diferentes tipos de documentos: monografías, películas, publicaciones periódicas, mapas, etc. De la misma manera permite crear o seleccionar autoridades o términos normalizados.
4. Circulación
Este módulo facilita la gestión de la circulación del material de la biblioteca. Desde este módulo se pueden controlar los préstamos que se han realizado dentro de la biblioteca, a otras bibliotecas o a un usuario que lo sacará del centro. También podremos manejar aquellas acciones que tienen que ver con el usuario de la biblioteca, como las reservas y devoluciones de libros y las renovaciones de préstamos. Además, si hay irregularidades con algún préstamo desde este módulo podemos gestionar un aviso y establecer una sanción o suspensión de préstamo.
5. Publicaciones periódicas
Desde este módulo se gestionan las publicaciones periódicas que recibe la biblioteca, como el estado de cada una de ellas y la recepción de nuevos ejemplares.
6. Catálogo público de acceso en línea (OPAC)
Permite a los usuarios visualizar el catálogo de la biblioteca e interactuar con él. Este módulo permite realizar búsqueda con aplicaciones de filtros, reservar libros, renovar préstamos, crear alertas, etc. A la hora de escoger un sistema de gestión de bibliotecas algo que se debe tener en cuenta es la facilidad de uso de la interfaz, ya que tanto el personal de la biblioteca como los usuarios harán uso de este módulo.
La colaboración entre bibliotecas
Los sistemas integrados de gestión bibliotecaria disponibles hoy en día son, sin duda, herramientas de gran calidad que han optimizado muchos el trabajo en las bibliotecas. Pero surge la cuestión de si estos sistemas podrán continuar cubriendo las necesidades en el futuro próximo. Vivimos en un entorno globalizado, y una de las previsiones para el ámbito de las bibliotecas es el crecimiento en la cooperación bibliotecaria para proporcionar al usuario fácil acceso a mayor cantidad de información. Para que esto sea posible el principal requisito es trabajar con sistemas interoperativos que integren unas bibliotecas con otras para poder gestionar tanto los recursos de su propia base de datos como los de las otras.
Podemos afirmar que el uso de este tipo de sistemas ha supuesto un gran avance en la gestión de las bibliotecas y, para que éstas se mantengan actualizadas en materia tecnológica, necesitan sin duda implementar un sistema de gestión de biblioteca completo y eficaz.
